Politik for behandling af personoplysninger
Lise Bouet og Hans Henrik Leschly
I kontorfællesskabet bestående af
Advokatfirmaet Advokat Lise Bouet, CVR-nr. 15606630
Advokatfirmaet Hans Henrik Leschly, Cvr-nr. 79098817
(herefter også benævnt Advokatfirmaerne)
1. Generelt om behandling af personoplysninger
1.1. Advokatfirmaernes kerneaktivitet er juridisk bistand og anden advokatbistand. For at vi kan yde sådan bistand og betjene vores klienter (herefter også benævnt Sagsbehandling) samt drive vores advokatvirksomheder i øvrigt (herefter også benævnt ”Advokatvirksomhed”), har vi brug for at behandle personoplysninger.
1.2. Denne politik oplyser om, hvordan advokatfirmaet advokat Lise Bouet og advokatfirmaet advokat Hans Henrik Leschly indsamler1 og behandler2 personoplysninger, herunder:
- Advokatfirmaerne er dataansvarlige, pkt. 2
- Kontakt, pkt. 3
- Formål med behandlingen af personoplysninger, pkt. 4
- Retsgrundlaget for vores behandling, pkt. 5
- Kategorier af personoplysninger, som vi behandler, pkt. 6
- Hvor personoplysningerne stammer fra, pkt. 7
- Modtagere af personoplysninger, pkt. 8
- Mere om hjemmeside og nyhedsbreve, pkt. 9
- Opbevaring og sletning af personoplysninger, pkt. 10
- Klientens og andre registreredes rettigheder, pkt. 11
- Behandlingssikkerhed og kommunikation via e-mail, pkt. 12
- Ikrafttræden og ændringer, pkt. 13
1.3. Personer, hvis oplysninger Advokatfirmaerne behandler, benævnes herefter også ”den registrerede”.
2. Advokatfirmaerne er dataansvarlige
2.1. Advokatfirmaerne er dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger, som vi indsamler eller på anden måde modtager som led i vores Sagsbehandling og drift af Advokatvirksomhed.3
2.2. Advokatfirmaernes identitets- og kontaktoplysninger er:
Advokat Lise Bouet
CVR-nr. 15606630
Charlottenlund Stationsplads 2, 2920 Charlottenlund
Telefon: +45 396560600
E-mail: bouet@bouet.dk
Advokat Hans Henrik Leschly
Cvr.nr. 79098817
Charlottenlund Stationsplads 2, 2920 Charlottenlund
Telefon: +45 39656060
E-mail: hh@leschly.dk
2.3. Advokatfirmaerne behandler personoplysninger i overensstemmelse med de grundlæggende principper for god databehandlingsskik om lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed4.
2.4. Advokatfirmaernes advokater og andre medarbejdere i øvrigt kan tilgå sådanne informationer og personoplysninger, som er relevante i forhold til deres ansvarsområde og forpligtelser. Alle juridiske medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt, jf. Advokatsamfundets regler herom. Øvrige medarbejdere er også underkastet fuld fortrolighed.
3. Kontakt
3.1. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at rette henvendelse til os – se kontaktoplysninger i pkt. 2.2.
4. Formål med behandlingen af personoplysninger
4.1. Juridisk bistand, herunder ved hverv som offentligt beskikket
4.1.1. Advokatfirmaerne behandler personoplysninger med henblik på etablering af klientforholdet samt for effektivt at kunne bistå med den sag, som er betroet Advokatfirmaerne. Formålet med og omfanget af Sagsbehandlingen i den konkrete sag er nærmere fastlagt i aftalen om juridisk bistand mellem Advokatfirmaerne og klienten og/eller gennem vores hverv som offentlig beskikket advokat, bobestyrer, bobehandler eller forsvarer.
4.2. Drift af Advokatvirksomhed
4.2.1. Herudover behandler vi personoplysninger, som vi har modtaget som led i Sagsbehandlingen i vores drift af Advokatvirksomhed. Dette sker bl.a. for at opfylde lovkrav og de pligter, vi har som advokater f.eks. til at gennemføre interessekonflikttjek og kundekendskabsprocedurer5 forud for opstart af Sagsbehandlingen. Som led i driften af Advokatvirksomhed behandler vi desuden personoplysninger i forbindelse med administration af vores whistleblowerordning, analyser, drift og optimering af vores hjemmeside, markedsføring og forbedring af vores rådgivning og services samt for at kunne forsvare os mod eventuelle retskrav.
4.3. Andre formål
4.3.1. Vi kan også behandle personoplysningerne til andre formål, som ikke er uforenelige med de ovenfor beskrevne formål. Dette kan ske, hvis vi skønner, at det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt for Sagsbehandlingen, og/eller hvis det er i vores legitime interesse i driften af vores Advokatvirksomhed, og vores interesse heri samtidig overstiger den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder.
5. Retsgrundlaget for vores behandling
5.1. Juridisk bistand
5.1.1. Advokatfirmaerne behandler klientens personoplysninger for at kunne opfylde aftalen om juridisk bistand og/eller som led i et hverv som beskikket advokat, bobestyrer, bobehandler eller forsvarer, jf. henholdsvis persondataforordningen artikel 6, stk. 1, litra b, og artikel 6, stk. 1, litra c.
5.2. Anden behandlingshjemmel
5.2.1. Advokatfirmaerne kan herudover som led i Sagsbehandlingen og drift af vores Advokatvirksomhed behandle personoplysninger om klienter6, herunder afdøde personer i forbindelse med dødsboskifte, arvinger, pårørende eller andre nærtstående til klienten/afdøde samt om ansatte, modparter og øvrige interessenter, i følgende tilfælde:
- 6 På grundlag af udtrykkeligt samtykke fra den registrerede til at behandle oplysningerne til et eller flere specifikke formål, jf. persondata-forordningen art. 6, stk. 1, litra a, og art. 9, stk. 2, litra a,
- Hvis det er nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser, som påhviler Advokatfirmaerne, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra c,
- Hvis det er nødvendigt for at varetage eller beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra d, og art. 9, stk. 2, litra c, samt databeskyttelsesloven § 7, stk.1, f.eks. som beskikket værge,
- Hvis det er nødvendigt for at varetage en opgave i samfundets interesse, som Advokatfirmaerne er udpeget til, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra e,
- Hvis det er nødvendigt for at forfølge den registreredes eller Advokatfirmaernes legitime interesser, som går forud for den registreredes interesser og grundlæggende frihedsrettigheder, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra f. Det omfatter f.eks.:
- de legitime interesser for Advokatfirmaerne, der er nævnt i pkt. 4.2.1 og 4.3.1,
- den registreredes eller vores legitime interesse i at forsvare, fastslå eller gøre et retskrav gældende,
- den registreredes legitime interesse i øvrigt i at fastslå eller opnå en given retlig stilling i forbindelse med sagens genstand, herunder i forbindelse med dødsboskifte eller retlig tvist generelt.
- Hvis det er nødvendigt for at overholde Advokatfirmaernes eller den registreredes arbejdsretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, jf. persondataforordningen art. 9, stk. 2, litra b, og databeskyttelsesloven § 7, stk. 2, og § 12, stk. 1 og 2.
- Hvis behandlingen er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. persondataforordningen art. 9, stk. 2, litra f.
- Vi kan behandle oplysninger om strafbare forhold og lovovertrædelser, hvis det er nødvendigt for
at:- et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra f,
- varetage en berettiget interesse, som klart overstiger hensynet til den registrerede, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 3, 2. punktum og stk. 5, eller
- hvis den registrerede har givet sit samtykke hertil, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 3, 1. punktum, eller i medfør af
- i medfør af hvidvaskloven § 8.
- Vi kan behandle oplysninger om personnummer:
- når det følger af lovgivningen,
- når den registrerede har givet sit udtrykkelige samtykke hertil,
- hvis der er tale om videregivelse, når videregivelsen er et naturligt led i den normale
- hvis der er tale om videregivelse, når videregivelsen er et naturligt led i den normale drift af vores Advokatvirksomhed, og videregivelsen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af den registrerede, eller videregivelsen kræves af en offentlig myndighed, eller
- hvis betingelserne i databeskyttelsesloven § 7 er opfyldt, jf. § 11, stk. 2.
6. Kategorier af personoplysninger, som vi behandler
6.1. Som led i vores Sagsbehandling og Advokatvirksomhed behandler Advokatfirmaerne både almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger og oplysninger om strafbare forhold samt personnumre.
6.2. De typer af personoplysninger, vi indsamler og behandler, kan omfatte almindelige, herunder fortrolige oplysninger og identitetsoplysninger efter hvidvaskloven:
- navne og kontaktoplysninger, herunder adresse, e-mail, telefonnumre, IP-adresser samt hvor du er ansat mv.,
- øvrige identitetsoplysninger, pas, oplysninger, der følger af hvidvaskloven, fødselsdato og fotos,
- finansielle oplysninger, herunder bankkonto og eventuelt depotnummer, faktuelle oplysninger eller vurderinger, der vedrører en opgave, som vi udfører efter aftalen om juridisk bistand med en klient, eller som led i indgåelse og opfyldelse af andre kontrakter, som led i et beskikket hverv eller i øvrigt som led i vores Advokatvirksomhed,
- enhver anden personoplysning, som vi har indhentet eller modtaget fra klienten eller andre tredjeparter, for at en opgave kan udføres effektivt og korrekt for Advokatfirmaerne eller som led i Sagsbehandlingen.
6.3. Visse sagstyper kan nødvendiggøre, at vi også behandler oplysninger de særlige kategorier af personoplysninger, det vil sige om strafbare forhold, personnummer eller om følsomme oplysninger7, herunder blandt andet:
- Helbredsoplysninger,
- Oplysninger om race og etnicitet
- Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
Disse kategorier af personoplysninger har en højere beskyttelsesstatus, som vi iagttager via passende organisatoriske og tekniske foranstaltninger.
7. Hvor stammer personoplysningerne fra
7.1. Vi kan løbende modtage og indhente personoplysninger fra klienten selv gennem e-mailudveksling, breve, interviews eller telefonsamtaler. Klienten indestår for, at dennes egne personoplysninger er korrekte på det tidspunkt, hvor de gives til os. Vi opfordrer vores klienter til at orientere Advokatfirmaerne, hvis der senere sker ændringerne i deres oplysninger, med henblik på at vi kan foretage en opdatering.
7.2. Personoplysninger og anden information om klienten eller andre interessenter, der indgår i en given sag, indhentes også ofte enten efter aftale med klienten eller med anden hjemmel, fra eksterne kilder, herunder fra en modpart, andre rådgivere, myndigheder, domstole eller andre interessenter eller tredjeparter samt offentligt tilgængelige registre og medier.
8. Modtagere af personoplysninger
8.1. Vi videregiver ikke personoplysninger, medmindre videregivelse er nødvendig eller hensigtsmæssig for den enkelte sag og sker til opfyldelse af aftalen med Advokatfirmaerne, med klientens senere indhentede udtrykkelige samtykke eller med hjemmel i gældende national eller EU lovgivning i øvrigt.
8.2. I nogle sager kan det være nødvendigt og relevant at videregive personoplysninger til eksempelvis:
- domstole, herunder minretssag.dk, samt voldgifter og mediatorer,
- offentlige myndigheder eller styrelser samt offentlige nævn og råd mv.,
- offentlige registre, herunder virk.dk og tinglysning.dk,
- andre advokater, som er relevante for sagen,
- andre rådgivere, herunder revisorer, som er relevante for sagen,
- sagkyndige eksperter og vurderingsmænd,
pengeinstitutter, - kontraktparter, eller andre tredjeparter eller interessenter, som har direkte eller indirekte tilknytning til sagen,
- pårørende eller andre nærtstående til en registreret person.
8.3. Personoplysninger kan overlades til behandling af vores eksterne databehandler(e), som efter skriftlig aftale og vores instruks udfører support og vedligeholdelse af vores IT-systemer eller anden form for support. Samarbejdspartnere, der ikke er databehandlere, men som udfører arbejde for os som underleverandører, f.eks. i forbindelse med vurdering og rydning af dødsboer, er underlagt fortrolighed.
8.4. Personoplysninger kan overføres til lande udenfor EU/EØS, hvis det er aftalt mellem Advokatfirmaerne og klienten eller i øvrigt følger af formålet med aftalen om juridisk bistand, eller et beskikket hverv, f.eks. fordi klienten, modparten eller en arving er bosiddende i et land udenfor EU/EØS, eller sagen på anden måde har tilknytning til udlandet, herunder hvis et dødsbo har aktiver i udlandet. Vi giver i givet fald oplysning om modtager(e) og det pågældende land samt overførselsgrundlaget.
8.5. Videregivelse i medfør af hvidvaskloven
8.5.1. Advokatfirmaerne er forpligtet til at videregive identitetsoplysninger til pengeinstitutter med henblik på opfyldelse af hvidvasklovens krav om identifikation af de reelle ejere af indestående på Advokatfirmaerne generelle klientkonto eller særskilte klientkonti, som er oprettet af Advokatfirmaerne hos det pågældende pengeinstitut vedrørende klienten.
8.5.2. Advokatfirmaerne er i visse situationer forpligtet til at foretage underretning til Advokatsamfundet, Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (”SØIK”) eller Finanstilsynet ved mistanke om eller rimelig grund til at formode, at en transaktion, midler eller en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Der kan i forbindelse med en sådan underretning ske videregivelse til Advokatsamfundet, SØIK og/eller Finanstilsynet af indhentede identitets- og kontroloplysninger samt andre oplysninger, som er påkrævet efter hvidvasklovens bestemmelser.
9. Mere om hjemmeside og nyhedsbreve
9.1. Hjemmeside
9.1.1. Vi indsamler via cookies personoplysninger om brugen af vores hjemmeside www.bouet.dk og www.hhleschly.dk, herunder om besøgendes IP-adresser. Formålet med behandlingen af personoplysninger er målrettet kommunikation med vores klienter og andre brugere samt afvikling af driften af hjemmesiden, så den fungerer problemfrit og løbende opdateres. Vi udarbejder også statistik, som bl.a. kan bruges til at forbedre opbygningen af hjemmesiden.9
9.1.2. Personoplysningerne overføres normalt til en server tilhørende Google Inc. i USA og opbevares der. USA er i henhold til persondataforordningen et usikkert tredjeland. Google Inc. har imidlertid forpligtet sig til at overholde de såkaldte “EU-U.S. Privacy Shield”-principper og dermed overholde persondataforordningen. Du kan gøre indsigelse mod Google Analytics indsamling af personoplysninger ved at installere en browser add-on, som du kan downloade under linket https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Denne browser add-on meddeler Google Analytics, at der ikke må sendes data og informationer vedrørende besøgende på vores hjemmeside.10
9.2. Nyhedsbreve
9.2.1. Hvis du tilmelder dig nyhedsbreve hos os, registrerer og behandler vi den e-mailadresse, som du selv afgiver. Oplysningerne anvendes markedsføring, i forbindelse med at vi automatisk sender dig de nyhedsbreve fra Advokatfirmaerne. som du har tilmeldt dig. Ved hjælp af disse oplysninger holder Advokatfirmaerne sig løbende orienteret om omfanget og arten af abonnenter på vores nyhedsbreve, som vi bl.a. bruger til at forbedre og målrette vores kommunikation med vores klienter og andre besøgende på hjemmesiden. Du kan til- og afmelde vores nyhedsbreve på hjemmesiden.11
10. Opbevaring og sletning af personoplysninger
10.1. Generelt og om vores ”kontaktpersoner”
10.1.1. Advokatfirmaerne opbevarer personoplysninger, så længe som det er nødvendigt i henhold til formålet med behandlingen samt i henhold til regler om forældelse af formueretlige krav. Advokatfirmaerne sletter således personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for Advokatfirmaerne at opbevare i forhold til det/de formål og retsgrundlag, som de behandles til. Længere tids opbevaring kræver, at der er indgået aftale herom, jf. pkt. 11.2.1 nedenfor.
10.1.2. Som hovedregel slettes oplysninger efter følgende kriterier, medmindre vi har et andet grundlag for at opbevare oplysningerne i længere tid. Fristerne regnes fra klientforholdets eller den enkelte transaktions ophør:
- For oplysninger, som er omfattet af vores forpligtelse efter hvidvask loven, er fristen 5 år.
- For øvrige oplysninger, som behandles i løbende klient- og sagsforhold, er fristen op til 10 år.
- For visse oplysninger kan fristen være op til 30 år.
10.1.3. For at kunne holde forbindelsen og kommunikere fremadrettet opbevarer vi med hjemmel i interesseafvejningsreglen, relevante og almindelige kontaktoplysninger om klienter, leverandører og andre relevante interessenter i min. 10 år.
11. Klientens og andre registreredes rettigheder
11.1. Oplysningspligt
11.1.1. Vi opfylder vores oplysningspligt overfor klienten og andre registrerede gennem den aftale vi indgår, herunder som led i offentlige beskikkede hverv om juridisk rådgivning gennem et særligt oplysningsbilag og/eller ved denne politik.
11.1.2. Under sagen behandling opfylder vi som udgangspunkt vores oplysningspligt gennem orientering i forbindelse med den øvrige kommunikation om sagen. Vores tavshedspligt og lovgivning kan have til konsekvens, at der er undtagelser til oplysningspligten, jf. nedenfor.
11.1.3. Hvis vi som led i sagens behandling modtager personoplysninger om tredjepar-ter, informerer vi snarest muligt den/de registrerede herom, medmindre vi er undtaget fra oplysningspligten efter persondataforordningen artikel 14 eller databeskyttelseslovens § 22, f.eks. som følge af vores lovbestemte tavshedspligt eller såfremt den registreredes interesser findes at burde vige for afgørende hensyn til klientens eller andres interesser.
11.2. Øvrige rettigheder
11.3. Registrerede personer, hvis oplysninger Advokatfirmaerne behandler, har efter persondataforord-ningen en række rettigheder. Registrerede har:
- ret til at anmode Advokatfirmaerne om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger,
- ret til at trække sit samtykke til behandling af sine personoplysninger tilbage. Tilbagekaldelse af samtykke vil kun få virkning for Advokatfirmaernes fremtidige behandling af de relevante personoplysninger,
- ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen heraf begrænset,
- ret til at modtage personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet),
- ret til i visse tilfælde at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger,
- en ubetinget ret til at modsætte dig direkte markedsføring, og
- ret til at indgive en klage til Datatilsynet over [xx advokatfirmaers] behandling af dine personoplysninger. Datatilsynets adresse er Borgergade 28, 5. 1300 K, www.datatilsynet.dk, T 33 19 32 00, e-mail: dt@datatilsynet.dk.
11.4. Der kan konkret være begrænsninger i din adgang til at udnytte rettighederne nævnt i pkt. 1-7. Hvis du som registreret ønsker at gøre brug af dine rettigheder fremgår vores kontaktoplysninger under pkt. 2.2.
12. Behandlingssikkerhed og kommunikation via e-mail
12.1. Advokatfirmaerne har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
12.2. Vi kommunikerer primært via almindelig (ukrypteret) e-mail, når vi sender og modtager e-mails, dokumenter og andet materiale som led i Sagsbehandlingen. Vi forsøger i videst mulig omfang at undgå at sende personnummer samt fortrolige og følsomme oplysninger via almindelig e-mail. Disse oplysninger sender vi efter nærmere aftale med klienten eller andre registrerede via sikker mail, almindelig post eller benytter mundtlig kommunikation. Sikker mail forudsætter dog, at modtageren kan modtage sikker mail. Hvis klienten eller andre anmoder om det, benytter vi almindelig post som alternativ.
12.3. Advokatfirmaerne kan ikke garantere sikkerheden af de personoplysninger, som sendes til Advokatfirmaerne via almindelig e-mail. Enhver fremsendelse af personoplysninger til Advokatfirmaerne via almindelig e-mail sker derfor på eget ansvar.
13. Ikrafttræden og ændringer
13.1. Denne politik for Advokatfirmaernes behandling af personoplysninger er gældende fra 25. maj 2018. Vi har vedtaget en særlig persondatapolitik for medarbejdere, herunder ved rekruttering, for fonde, legater mfl.
13.2. Advokatfirmaerne kan foretage ændringer i denne politik. I givet fald giver vi meddelelse om sådanne ændringer via vores hjemmeside.
Noter:
- Udtrykket behandling af personoplysninger dækker alle former for håndtering af personoplysninger, herunder indsamling, modtagelse, egen brug, videregivelse og sletning.
- Advokatfirmaerne har vedtaget en særskilt persondatapolitik for (medarbejdere, herunder ved rekruttering, for fonde og legater m.fl.
- Hvis vi i enkelte sagstyper udelukkende eller tillige agerer som databehandler for vores klienter, vil der blive indgået særskilt databehandleraftale. Det kan f.eks. være, hvis det aftales, at vi skal opbevare materiale for klienten, udover hvad der følger af vores almindelige arkiveringsforpligtelse, varetage en whistleblower-funktion, eller bistå med nøje afgrænset opgave mv.
- Persondatabeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 2, fastsætter de grundlæggende principper for god databehandlingsskik, som omfatter princippet om (i) lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed, (ii) formålsbegrænsning, (iii) dataminimering, (iv) rigtighed, (v) opbevaringsbegrænsning, (vi) integritet og fortrolighed samt (vii) forsvarlighed.
- I sager omfattet af hvidvaskloven vil klientbekræftelsen eller anden meddelelse opliste de personoplysninger, som vi er forpligtede til at indhente og registrere om klienten og dennes eventuelle reelle ejere. Ved behandling af dødsboer omfattes også oplysninger om afdøde i 10 år efter dødsfaldet med de tilpasninger, der følger af forholdets natur.
- Ved behandling af dødsboer omfattes også oplysninger om afdøde i 10 år efter dødsfaldet med de tilpasninger, der følger af forholdets natur.
- Følsomme oplysninger er defineret i Persondataforordningens art. 9 og omfatter oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, behandling af genetiske data eller biometriske data med det formal entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.
- Retsgrundlaget for vores behandling er dit samtykke til vores cookie-politik på hjemmesiden, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, samt vores legitime interesse i forfølge disse formål, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesser i behandlingen er beskrevet i pkt. 5.2.1.
- Pkt. 9.1.2 kan eventuelt udelades, hvis oplysningerne fremgår af cookie-politikken.
- Retsgrundlaget for denne behandling er dit samtykke, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra
a, til modtagelse af nyhedsbreve.
Maj 2018